Was du heute bauen wirst
Am Ende dieses Tutorials hast du einen funktionierenden Workflow, der automatisch neue E-Mails liest, mit ChatGPT eine kurze Zusammenfassung erstellt und diese in einem Notion-Dokument ablegt.
Das klingt vielleicht simpel – aber du wirst dabei die Grundprinzipien verstehen, die du für alle zukünftigen KI-Workflows brauchst.
Voraussetzungen:
- Ein Google-Konto (Gmail)
- Ein kostenloses ChatGPT-Konto oder OpenAI API-Key
- Ein Notion-Konto (kostenlos)
- n8n (Cloud-Trial oder selbst gehostet)
Schritt 1: n8n einrichten
Falls du n8n noch nicht hast, leg einen kostenlosen Trial-Account auf n8n.io an. Die ersten 14 Tage sind kostenlos und völlig ausreichend, um dieses Tutorial abzuschließen.
Nach dem Login siehst du den Workflow-Editor. Klicke auf “New Workflow”, um mit einem leeren Canvas zu starten.
Schritt 2: Gmail-Trigger einrichten
Der erste Node in jedem Workflow ist der Trigger – er bestimmt, wann der Workflow gestartet wird.
- Klicke auf den ”+” Button im Canvas
- Suche nach “Gmail”
- Wähle “Gmail Trigger”
- Verbinde deinen Google-Account (n8n leitet dich durch den OAuth-Prozess)
- Stelle als Trigger “New Email” ein
- Optional: Filtere nach einem bestimmten Label, z.B. “Newsletter”
Teste den Trigger, indem du auf “Test Step” klickst. n8n zeigt dir die Struktur einer E-Mail, wie sie als Daten verfügbar ist.
Schritt 3: OpenAI-Node hinzufügen
Jetzt kommt die KI ins Spiel.
- Klicke auf das ”+” nach dem Gmail-Trigger
- Suche nach “OpenAI”
- Wähle “Message a Model”
- Verbinde deinen OpenAI API-Key (hol ihn unter platform.openai.com)
- Wähle als Modell “gpt-4o-mini” (günstig und schnell)
- Im “System”-Feld schreibst du:
Du bist ein Assistent, der E-Mails auf Deutsch zusammenfasst. Sei präzise und schreibe maximal 3 Sätze. - Im “User”-Feld verwendest du den Betreff und Text aus dem Gmail-Node:
{{ $('Gmail Trigger').item.json.subject }}: {{ $('Gmail Trigger').item.json.text }}
Schritt 4: Notion-Node konfigurieren
Das Ergebnis soll in Notion landen.
- Füge einen “Notion”-Node hinzu
- Verbinde deinen Notion-Workspace
- Wähle “Create Page” und wähle eine bestehende Datenbank als Parent
- Setze als Titel:
{{ $('Gmail Trigger').item.json.subject }} - Füge als Inhalt die Zusammenfassung aus OpenAI ein:
{{ $json.message.content }}
Schritt 5: Workflow aktivieren und testen
- Klicke auf “Save”
- Schalte den Workflow mit dem Toggle oben rechts auf “Active”
- Schick dir selbst eine Test-E-Mail
Nach kurzer Zeit sollte in deiner Notion-Datenbank ein neuer Eintrag mit der KI-Zusammenfassung erscheinen.
Häufige Fehler und wie man sie löst
Fehler: “Gmail API quota exceeded”: Google limitiert API-Anfragen. Lösung: Füge im Trigger ein Polling-Interval von 5 Minuten statt 1 Minute ein.
Fehler: “OpenAI: Rate limit”: Du sendest zu viele Anfragen auf einmal. Lösung: Füge einen “Wait”-Node zwischen OpenAI und Notion ein.
Fehler: “Notion: Page not found”: Die Datenbank-ID stimmt nicht. Lösung: Öffne die Notion-Datenbank im Browser und kopiere die ID aus der URL.
Was kommt als nächstes?
Herzlichen Glückwunsch – du hast deinen ersten KI-Workflow gebaut! Von hier aus gibt es viele spannende nächste Schritte:
- Slack-Benachrichtigung statt Notion (oder zusätzlich)
- Mehrere E-Mail-Accounts verarbeiten
- Wichtige E-Mails automatisch priorisieren
- Newsletter automatisch auf Relevanz prüfen und in Kategorien sortieren
Das Prinzip ist immer das gleiche: Trigger → Daten holen → KI verarbeiten → Ergebnis speichern oder versenden. Wenn du das einmal verstanden hast, sind die Möglichkeiten nahezu unbegrenzt.